A Secretaria de Administração, Gestão de Pessoal e Tecnologia da Informação de Curitiba (Smap) encerrou o serviço de malote que atendia diversos órgãos da Prefeitura de Curitiba. O fim do serviço tradicional onde, na teoria, era necessária grande movimentação de documentos impressos, reflete outra mudança: a redução de papel que precisa ser levado de uma secretaria a outra.
Levantamento da Superintendência de Administração da Smap indica que de 2019 até agosto de 2024 deixaram de circular cerca 48,6 milhões de folhas de papel na Prefeitura de Curitiba. O estudo leva em conta que um protocolo físico possui, em média, 20 folhas cada um. Na prática, até existem protocolos com menos, mas alguns deles chegam a uma centena de páginas ou mais.
A redução do papel circulando entre as secretarias reflete uma tendência: o aumento de protocolos eletrônicos. Compare:
“O papel continua aqui, mas ele agora é transmitido de forma eletrônica, não mais impresso”, explica a superintendente de Administração, Alessandra Calado de Melo Paluski, que avalia que a pandemia pelo novo coronavírus acelerou algo que já estava no planejamento da Smap desde 2017.
A necessidade de redução de papel devido ao risco de contaminação no pior momento da pandemia impulsionou o Sistema Único de Protocolo – SUP Eletrônico, que teve adesão das secretarias e órgãos municipais. Outro fator relevante foi o uso cada vez mais frequente da assinatura eletrônica avançada (que requer mecanismo de validação, como login e senha) ou da digital, chamada também de assinatura qualificada, e que é certificada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
O malote da Smap era responsável pelo traslado do papel de todas as secretarias, exceto Saúde e Educação, que contratam serviços específicos para atender as necessidades das duas áreas
Mala quase vazia
Antes do encerramento do malote, ao longo dos últimos anos, a Smap monitorou a tramitação do volume de documentos em papel. Comparando o processamento eletrônico e o feito em folhas desde 2019, é possível enxergar uma mudança significativa. Atualmente, conforme dados parciais de 2024 (até agosto), o papel representa apenas 4% do total.
O contrato existente com a empresa que fazia a coleta e o transporte de documentos e que chegou a ter dois carros que percorriam 166 quilômetros diariamente e passavam por mais de 40 pontos de entrega a cada dia precisou ser modificado ao longo do tempo. Motoristas, ajudantes, além de servidores e estagiários que faziam a triagem e a seleção completavam a equipe que cuidava para que os documentos fossem entregues completos, com segurança e em tempo.
O diretor do Departamento de Gestão de Arquivo Público, Rubens Zampieri, assegura que o fim do serviço para grande parte das secretarias não fez falta.
Zampieri destaca que, além dos custos dos deslocamentos, a impressionante redução de folhas de papel tem grande impacto no meio ambiente. “A cadeia produtiva de papel impõe extensa aplicação de recursos naturais, além dos produtos químicos”, declara.
Ele aponta a importância das legislações, fundamentais para as mudanças ocorridas desde 2017 na Prefeitura de Curitiba. O Decreto 848/2018 foi o que tratou, pela primeira vez, do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo. Dois anos depois, foi necessário aperfeiçoar os procedimentos para as compras e contratações públicas. As regras estão no Decreto 1.330/2020. E em 2021, o Decreto 885 tratou do uso da assinatura eletrônica na Prefeitura de Curitiba.
“Os três decretos regulamentaram o processo eletrônico que temos hoje no Sistema único de Protocolo da Prefeitura”, completa o diretor.
Servidores em novas tarefas
O espaço onde antes funcionava o malote, no bairro São Francisco, na sede da Smap, deu lugar a uma sala mais adequada para a equipe do Departamento de Arquivo Público. Com o fim do serviço, os servidores responsáveis pelo malote foram remanejados para o Arquivo Setorial. Zampieri lembra que existem outras etapas da vida do documento e é aí que entra a nova fase no trabalho de Dejair Mendes dos Santos, de 58 anos, e Jorge Augusto Scorsim, de 60 anos.
Os dois acompanharam de perto diferentes etapas do funcionamento, até o fechamento do malote. Eles foram responsáveis pela organização dos arquivos que eram enviados para os diferentes setores da Prefeitura de Curitiba.
Ao longo dos cinco anos em que trabalhou no malote, Dejair percebeu as mudanças que aconteceram no funcionamento. “Quando entrei, a gente lidava com muito mais documentos e, com o tempo, eles foram reduzindo. Foi uma tendência, até que as atividades foram encerradas”, explica.
“Ao final, um trabalho que era feito por várias pessoas, conseguia ser realizado só por nós dois”, complementa Jorge, que trabalhou no malote por quase 10 anos.
Depois do fechamento do setor, em julho, os dois foram alocados para a unidade do Arquivo Setorial, localizado na sede da Smap, no bairro São Francisco. Os servidores são responsáveis pelo monitoramento dos pedidos de requisição dos documentos para empréstimos e organização dos arquivos.
“A gente aprende a fazer um novo serviço, estou satisfeito”, diz Jorge, que se sente adaptado à nova realidade. Dejair concorda com o colega. “É sempre bom aprender coisas novas, já assimilei como me localizar nos novos arquivos”, afirma.