Levantamento da Secretaria de Administração, Gestão de Pessoal e Tecnologia da Informação (Smap) revela que, em 2021, a Prefeitura de Curitiba utilizou 5,6 milhões de folhas de papel a menos com a tramitação de documentos que em 2019. No ano passado, foram utilizadas quase dois milhões de folhas, enquanto em 2019 foram 7,6 milhões.
A economia também foi vista em 2020, quando foram utilizadas 4 milhões de folhas de papel - 3,6 milhões a menos que 2019.
Considerado o total de protocolos, também é possível ver a queda. Os processos impressos passaram de 360,5 mil, em 2019, para 78,2 mil, em 2021. Cada protocolo aberto tem um número variado de folhas de papel.
560 árvores poupadas
Segundo a Secretaria Municipal do Meio Ambiente, a economia de papel com os processos administrativos em 2021 é equivalente a aproximadamente 560 árvores a mais na natureza.
Assim como qualquer órgão público, a Prefeitura formaliza seus atos em processos administrativos, que documentam a forma de atuação da administração em diferentes áreas. De 2018 para cá, a Prefeitura passou a preparar o sistema para documentar os processos administrativos de forma eletrônica. O Sistema Único de Protocolo (SUP) Eletrônico segue em constante aperfeiçoamento.
“Respeitando o que estabelece a legislação, temos usado a tecnologia para melhorar e modernizar a tramitação de documentos. O resultado é bastante positivo. O SUP se adequou a uma nova realidade”, resume o secretário de Administração, Gestão de Pessoal e Tecnologia da Informação, Alexandre Jarschel de Oliveira.
Os servidores que utilizam o SUP têm aderido a essa nova forma de gestão dos processos administrativos. "Estamos mudando a cultura de utilizar papel, pois quase tudo pode ser feito de forma eletrônica. Além de preservação do meio ambiente, estamos falando de segurança documental, transparência, eficiência”, pondera. Hoje já são mais de 3.500 servidores municipais que utilizam esse sistema corporativo no dia a dia.
Rapidez
O responsável pelo Departamento de Gestão do Arquivo Público da Prefeitura, Rubens Alves Góes Zampieri, observa que o processo eletrônico poupa tempo de transporte.
“O documento eletrônico garante celeridade processual. Além disso, também tem a questão ambiental: é menos papel e menos combustível para transportar o processo entre as unidades”, pontua Zampieri.
Quando necessário, os processos físicos são enviados da unidade de origem para a sede da Smap, que faz a operação logística. São transportados dentro de malotes lacrados, então passam por uma triagem e são reenviados às secretarias competentes. “O protocolo eletrônico corta todo esse caminho, é mais praticidade”, ressalta Zampieri.
Ele também relembra que os documentos físicos precisam ser autenticados, por isso todas as páginas de um processo administrativo devem ser rubricadas e numeradas. No processo eletrônico, a autenticação é mais rápida e prática, acontece por meio das assinaturas eletrônicas.
Modernização
“Essa migração tem sido muito rápida, do papel para o digital, principalmente por conta da pandemia, e a Prefeitura tem se modernizado nesse quesito, o que permitiu a implementação do home office, com a continuidade das rotinas. A expectativa é de que, cada vez mais, os serviços e processos do município estejam disponíveis em formato digital”, conta Zampieri.
Dentre eles, está o Procec (Processo Eletrônico de Curitiba), plataforma mantida pela Secretaria de Planejamento, Finanças e Orçamento que permite aos cidadãos utilizar todos os serviços da área de finanças virtualmente. O Procec utiliza a infraestrutura do SUP como suporte para as informações.
O mesmo acontece no CPPGM (Controle de Processos PGM – Procuradoria-Geral do Município), sistema de peticionamento e acompanhamento de processos judiciais que permite a padronização e a tramitação eletrônica de solicitações de informações aos órgãos, a partir da base do SUP.
Aprenda a usar
Para os servidores que ainda não conhecem o SUP ou têm dificuldade em utilizar o sistema, a Smap, em parceria com o Instituto Municipal de Administração Pública (Imap), disponibilizou curso gratuito que ensina a navegar pela plataforma. Para se inscrever no curso, clique aqui.
Além disso, o sistema conta com tutoriais para auxiliar o usuário. Quem preferir, pode esclarecer dúvidas pelos telefones: 3350-8425, 3350-9021, 3350-8299, 3350-8100 ou pelo e-mail gsup@curitiba.pr.gov.br .