Uma equipe cuidadosa formada por servidores e estagiários é a responsável pela guarda e pela preservação de documentos administrativos de valor para a história da cidade de Curitiba. Eles formam o time de servidores do Departamento de Arquivo Público, estrutura da Secretaria de Planejamento e Administração da Prefeitura de Curitiba que armazena todos os documentos administrativos que, por lei, devem ser preservados.
Um dos mais antigos guardados na unidade do bairro Cidade Industrial é o livro de sepultamento do Cemitério Municipal de 1885. Na sede do Arquivo Público também estão leis, decretos, portarias, fotografias, slides, negativos, microfilmes, processos administrativos. Aproximadamente 75 mil caixas de documentos compõem o acervo.
"Todos trazem informações de como a cidade funcionava em determinado momento. Houve uma época que era necessária autorização para que as carroças passassem de um bairro para outro, como se fosse um passaporte", exemplifica Rose Mary Rodrigues, que trabalha no Arquivo Público desde 1997. "Além de documento administrativo, esses registros são documentos históricos também", completa.
Limpo e silencioso
Os registros estão armazenados em dois galpões de dez mil metros lineares com milhares de processos, muitos das áreas de Finanças, Urbanismo e de pessoal. Tudo é guardado por assunto e pelo ano de encerramento de cada processo.
Mesmo sendo um ambiente com tanto papel, quem percorre as instalações do Arquivo Público não vê poeira. O espaço é limpo, conservado e, para afastar os insetos, há sachês feitos artesanalmente pelos servidores com produtos naturais que são espalhados pelos galpões. O local também é bem silencioso.
Tabela de temporalidade
O tempo de guarda de cada documento segue a tabela de temporalidade aplicada em Curitiba, de acordo com legislação arquivística brasileira, estadual e municipal e com a realidade de cada secretaria municipal. O Manual de Gestão de Documentos estabelece as regras que são comuns a todas as áreas.
Também são atendidas as normas do Conarq, o Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Os documentos são classificados como gerais, que são guardados por cada secretaria, intermediários ou permanentes, armazenados no Arquivo Público.
Alguns documentos devem ser guardados por décadas. Em média, o tempo de guarda é de 80 anos.
Para preservar o acervo, um grupo trabalha no reparo de livros e outros documentos. O objetivo é estabilizar para não deteriorar mais. Para isso são utilizados papéis especiais e cola biodegradável.
Excelência
O trabalho desenvolvido pelo Arquivo Público em Curitiba é referência. Em 2018 a Prefeitura de Curitiba e a Câmara Municipal assinaram convênio de cooperação para gestão e conservação de arquivos públicos do Legislativo.
A Câmara Municipal de Curitiba é a primeira entidade pública da cidade e guarda documentos ainda mais antigos do que os existentes no Arquivo Público da Prefeitura. Já foram digitalizados dois grandes livros ata de 1736 e de 1743.
Arquivo busca evoluir do papel para o digital
O diretor do Departamento de Arquivo Público, Rubens Alves Goes Zampieri, destaca que um dos grandes desafios do setor é ter o máximo de documentos digitalizados. "O outro é deixar de produzir tanto papel", declara.
O documento digital tem o mesmo valor do papel, desde que tenha sido sempre digital, desde a sua criação. "Na Prefeitura estamos trabalhando fortemente para termos o processo administrativo eletrônico, que dará celeridade aos processos, ficará acessível a todos que precisarem, de forma transparente", explica Zampieri.
Quanto à digitalização do acervo existente, o gerente de tecnologia do Arquivo Público, Fábio Adriano Pessine, que trabalha no local há 24 anos, afirma que atualmente a unidade pode digitalizar qualquer material.
O Arquivo Público tem equipamentos que permitem a recuperação de negativos antigos e também a conversão de qualquer tipo de suporte - papel, foto, vídeo, áudio, incluindo VHS e fita K7, fotolitos, microfilme - para o formato digital, não importa o tamanho. "Pode ser uma foto 3x4 ou um documento de dois metros por dois metros, pois temos um scanner criado por nós, funcionários, adaptado para o sistema digital. Quando solicitado, o material é entregue através de sistemas digitais, com segurança", declara Fábio.
Das 380 milhões de páginas existentes no Arquivo, 15,5 milhões de imagens foram digitalizadas - cerca de 5%. "Elas cabem num HD", diz Pessine. "Pode parecer pouco, mas é um bom resultado, se considerarmos que muitas cidades brasileiras ainda não começaram a digitalizar seus documentos", completa.
Ele ressalta que a digitalização não apenas facilita o acesso, mas aumenta o tempo de vida do documento.
Atualmente, todos os processos de pagamento da prefeitura são digitalizados, antes de serem arquivados. Outros estão sendo digitalizados. E há ainda os que nem chegam a ser digitalizados porque são eliminados, conforme a tabela de temporalidade.
Eliminação
Assim como existe zelo com a guarda, existe cuidado com a eliminação dos documentos. "Esse é um diferencial do Arquivo Público de Curitiba. Nós fizemos uma licitação para contratar, a partir de 2018, empresa especializada para fazer a coleta nas secretarias e a destruição adequada, com a segurança necessária para documentos oficiais", explica o diretor do Departamento de Arquivo Público.
O controle do descarte de documentos que já cumpriram seu valor legal, fiscal e administrativo e não têm valor histórico segue normas específicas, ambientalmente adequadas.
A empresa utiliza uma fragmentadora industrial. O processo é acompanhado por servidores da Prefeitura. O material destinado à destruição por trituração mecânica é vendido e o dinheiro é destinado aos cofres públicos.
Arquivo Público é de todos
Além das diversas áreas da Prefeitura de Curitiba, o Departamento de Arquivo Público também é aberto para uso da população. Qualquer pessoa pode solicitar a pesquisa, seja para utilização acadêmica, para verificar o falecimento de alguém, para identificar a propriedade de um imóvel ou por simples curiosidade.
Para solicitar algum documento, basta entrar em contato com o Arquivo Público por e-mail pladap@seplad.curitiba.pr.pr.gov.br para que a equipe faça o levantamento prévio. O solicitante poderá ter que esperar alguns dias para localizar o documento. Se necessário, os técnicos entram em contato para refinar a busca do documento.
O telefone para contato é 3350 8992. O horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 8 às 12 horas e das 14 às 18 horas.